Het beleid betreffende het gemeentelijk vastgoed is vastgelegd in de nota 'Aanpak gemeentelijk vastgoed' (december 2008) en de nota 'De gemeentelijke vastgoedportefeuille' (najaar 2012). Aan de hand van een aantal vastgestelde criteria (financieel, strategisch en functioneel) is het vastgoed beoordeeld op de bijdrage die het levert in de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Dit heeft geleid tot het benoemen van een aantal panden die om die reden in gemeentelijk bezit blijven ('permanent beheer'). Het vastgoed dat in gemeentelijk bezit blijft wordt zoveel mogelijk ‘marktconform’ verhuurd.
Het vastgoed waarmee geen strategische- of beleidsdoelen zijn gediend wordt (op termijn) zoveel mogelijk afgestoten. Deze objecten worden dan in de categorie 'voorraad' geplaatst en worden verkocht zodra een goede gelegenheid zich voordoet of door deze actief op de markt te brengen.

Kwaliteitsniveau

Het gemeentelijk vastgoed wordt beoordeeld op basis van de norm NEN 2767. In Zaanstad onderhoudt het vastgoed dat in beheer blijft bij de gemeente conform conditie 3. (= redelijk; het verouderingsproces is zichtbaar op gang gekomen). Vastgoed dat zal worden afgestoten wordt onderhouden conform conditie 5 ( = slecht; het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden en heeft het gebouw in zijn greep).
Met de toepassing van deze condities wordt bespaard op de onderhoudskosten. Wel is het zo dat bij een eventuele verkoop de opbrengst beïnvloed wordt door een onderhoudsachterstand
De komende vier jaren gaan we investeren in het verduurzamen van het gemeentelijke vastgoed tot een label A, wat in een aantal gevallen in combinatie zal gaan met het benodigde onderhoud aan deze panden (herstel daken ingeval van plaatsen zonnepanelen). Het onderhoud van de verduurzamingsmaatregelen zelf zal nog verwerkt dienen te worden in het meerjarenonderhoudsplan.

Onderhoudsplan

Alle objecten zijn beoordeeld op hun onderhoudstoestand. De kosten van het noodzakelijk onderhoud worden opgenomen in een Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP). Het saldo van al deze MJOP’s geeft het benodigde onderhoudsbudget voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

Financiën

Om het vastgoed te kunnen onderhouden is voor de huidige portefeuille een jaarlijks budget benodigd van circa € 2,3 miljoen. Een meerjarenonderhoudsplan vertoont per jaarsnede grote verschillen in benodigd budget. Het ene jaar zijn er grote investeringen (nieuw dak of installaties) terwijl in andere jaren nauwelijks uitgaven zijn ten behoeve van het onderhoud.
Om hevige fluctuaties in de jaarlijkse budgetten is er een voorziening waarin de fluctuaties in het jaarlijks onderhoud kunnen worden opgevangen. Daarnaast worden grote levensduur verlengende onderhoudsingrepen zo veel mogelijk geactiveerd.